Optymalizacja zakupów sposobem na ograniczenie kosztów kwiaciarni

Obecny kryzys w branży kwiatowej to efekt zbyt dużej podaży i zmniejszającego się popytu. Kwiatami handluje każdy i wszędzie, z drugiej strony alternatywne produkty wypychają kwiaty z rynku. Wielu florystów wie, jak bezlitosna recesja może pokłuć nawet najbardziej przedsiębiorcze i pracowite dłonie. Mechanizm rynku działa w sposób brutalny, firmy działające z pomysłem rozwijają się, a te niedokapitalizowane, bez wizji na przetrwanie upadają, robiąc miejsce dla tych mocniejszych i nowopowstających podmiotów. Zarówno bessa jak i hossa to naturalne etapy w cyklu gospodarczym. Po recesji oczyszczającej rynek przychodzą wzrosty pozwalające znów zarabiać.

Konsolidacja

Rynek kwiatowy w Polsce po chwilowym spowolnieniu, wkrótce będzie się rozwijał. Musimy się do tego przygotować i wzmocnić swoją konkurencyjność. Przedsiębiorcy potrzebne są narzędzia do skutecznych negocjacji handlowych z producentami, a także te zapewniające rozwój przedsiębiorstwa. Z punktu widzenia właściciela pojedynczej kwiaciarni trzeba więc szukać bezpiecznych i sprawdzonych perspektyw rozwoju. Takich, które pozwolą utrzymać dobre relacje z dostawcami kwiatów i roślin, zapewnią działania marketingowe, a także, co niezwykle ważne, bieżący dostęp do wiedzy florystycznej i biznesowej. W dłuższej perspektywie prowadząc działalność indywidualnie, trudno będzie utrzymać siłę kwiaciarni na lokalnym rynku. Należy w porę dostrzec swoją szansę i przygotować strategię działania, w celu umocnienia swojej pozycji w branży. Świat należy do odważnych, a w najbliższym czasie potrzebne będą bezkompromisowe działania. Jaki sposób rozwoju wybrać na najbliższe lata – indywidualny, czy może warto pomyśleć o innych rozwiązaniach?

Silna konkurencja cenowa

Duża liczba działających kwiaciarni, sprzedaż tanich kwiatów w dyskontach, agresywne działania konkurencyjne zmuszają przedsiębiorców do podejmowania zdecydowanych kroków w celu rozwoju biznesu. Konkurencja cenowa wpływa na obniżenie rentowności niezależnie funkcjonującej kwiaciarni. Sytuacja pojedynczego przedsiębiorcy nie jest łatwa, wręcz niemożliwe jest utrzymanie na satysfakcjonującym poziomie marży zapewniającej zysk. Optymalizacja zakupów jest jednym z przykładów działań pozwalających poprawić zyskowność kwiaciarni. Firmy z branży kwiatowej bardzo często przyzwyczajone są do kupowania kwiatów przez wiele lat od tych samych ogrodników i hurtowników, akceptując ustalane przez nich ceny, a osobista relacja ze sprzedawcą nie służy wywieraniu presji negocjacyjnej. W końcowym rozrachunku, działa to na niekorzyść kupującego, bowiem płaci on wyższą cenę za kwiaty niż mógłby uzyskać na rynku. Czy istnieje możliwość obniżenia cen zakupu roślin i kwiatów, zachowując a nawet polepszając ich jakość? Wydaje się to niemożliwe, a jednak są na to sprawdzone w biznesie sposoby. Potrzeba jednak trochę wysiłku i chęci działania. Wykorzystanie prostych metod, takich jak uczestnictwo w grupach zakupowych czy złożenie zapytania ofertowego wśród większej ilości dostawców skutkuje zwiększeniem presji na dostawców w negocjacjach cenowych i może prowadzić do obniżenia ceny.

Poszukiwane oszczędności

W biznesie florystycznym, koszty odgrywają bardzo ważną rolę. Szczególnie w czasach spowolnienia gospodarczego należy szukać sposobów ograniczania kosztów, dbając zarazem aby nie ucierpiała na tym jakość. Należy tak przeorganizować firmę aby była bardziej konkurencyjna. Zarządzanie kosztami to trudny i pracochłonny proces. Na poziomie jednej kwiaciarni, w zasadzie nie funkcjonuje. Działanie florystów skierowane jest na rzeczy które stanowią jądro ich biznesu: sprzedaż kwiatów i usługi florystyczne. Na resztę nie starcza czasu, energii, ale też umiejętności i pieniędzy – choćby po to, żeby zatrudnić fachowca, który by się tymi sprawami zajmował. Właśnie dlatego, grupa zakupowa to idealne rozwiązanie – koszty zarządzania są w niej rozłożone na wszystkich członków, a poziom oszczędności wynikający z udziału w grupie jest nieosiągalny dla działającego w pojedynkę przedsiębiorcy. Współpracujące firmy osiągają korzyści dzięki efektowi skali i systematyczności. Czas aby działający w pojedynkę przedsiębiorca pomyślał o połączeniu sił z innymi przedsiębiorcami. Przyłączenie się do grupy zakupowej może znacznie obniżyć koszty zaopatrzenia. Połączenie różnych podmiotów gospodarczych w strukturę grupy zakupowej zapewni wszystkim optymalny poziom kosztów zakupu, wymianę doświadczeń, dzielenie się wypracowanymi praktykami zakupowymi oraz informacjami o dostawcach. Konsolidacja sił przedsiębiorców z branży kwiatowej może również wpłynąć na obronę swoich interesów. Nikt nie liczy się ze zdaniem pojedynczo działającego przedsiębiorcy, jednak gdy cała grupa będzie działała wspólnie w obronie własnych interesów jest dużo większa szansa aby odnieść sukces.

Dlaczego ten rodzaj współpracy jeszcze nie funkcjonuje w branży kwiatowej i dlaczego tak trudno jest przekonać florystów do idei wspólnego działania?

Wszystko zależy od tego na jakim etapie rozwoju jest polski rynek kwiatowy. Jeżeli popatrzymy na rozdrobnienie, skalę biznesu, brak mocnych marek – te cechy obrazują aktualną sytuację branży i są adekwatne do miejsca, w którym obecnie znajduje się polska gospodarka. Bardzo ciężko jest porównywać Polski rynek kwiatowy z rynkami krajów Europy Zachodniej. Gospodarka, w której funkcjonujemy, ma niecałe 25 lat. Firmy działające na rynku są stosunkowo młode, wciąż poszukują swojego miejsca w branży kwiatowej, mają wiele problemów związanych z bieżącą działalnością. Nikt nie pamięta tego, co było przedtem – nie ma żadnego pomostu, który pozwalałby polskim przedsiębiorcom na kontynuację biznesów założonych kilkadziesiąt lat temu. Zupełnie odwrotnie niż w gospodarce starej Europy, która od wieków stanowi nieprzerwany ciąg zdarzeń ekonomicznych związanych z systemem rynkowym. U nas tej historii po prostu nie ma. Efekt jest taki, że ciągle jesteśmy zamknięci i skupiamy się tylko na przetrwaniu własnej firmy, nie myśląc zbytnio o konieczności rozwoju, między innymi poprzez współpracę z innymi przedsiębiorcami z branży. Przeciętny polski florysta to raczej typ samotnika, który wszystko wie i robi najlepiej, a na dodatek niespecjalnie chciałby się swoją wiedzą i doświadczeniem dzielić z innymi.

Ciekawe wnioski można wysnuć z wyników ankiety przeprowadzonej w grudniu ubiegłego roku wśród przedsiębiorców branży kwiatowej w Polsce. Na pytanie o powody ograniczające współpracę wewnątrz branży florystycznej najczęściej wskazywane były: brak zaufania do partnerów, sprzeczność interesów oraz brak potrzeby współpracy.

Równocześnie na kolejne pytanie o obszary w jakich byłaby możliwa współpraca wewnątrz branży, respondenci najczęściej wskazywali: wspólne działania marketingowe, wymiana informacji oraz optymalizacja zaopatrzenia.

Analiza ankiety wskazuje, że przedsiębiorcy działający na rynku kwiatowym nie chcą ze sobą współpracować obawiając się wzajemnej konkurencji, szczególnie na lokalnym rynku. Optymistyczną informacją jest to, że jednak widzą możliwości takiej współpracy w celu poprawienia konkurencyjności branży ogółem oraz swojej indywidualnej sytuacji. Floryści widzą sens takiej współpracy oczekując wymiernych efektów. Musimy zdawać sobie sprawę z tego, że jeśli nie będziemy wymieniać między sobą informacji, będziemy się rozwijać dużo wolniej. Zawsze było tak, że istniały obszary w których się konkuruje i przestrzenie wspólnego działania. Być może nie jesteśmy jeszcze gotowi na to aby lokalnie współpracować ze sobą, jednak jestem przekonany, że należy podjąć współpracę z podobnymi firmami działającymi poza geograficznymi obszarami naszego działania, aby w ten sposób zwiększyć swoją konkurencyjność na lokalnym rynku. Przedsiębiorcy, którzy pierwsi to zrozumieją i zaczną faktyczną współpracę osiągną długotrwałą przewagę konkurencyjną.

Przeniesienie obszarów konkurowania i współdziałania na poziom grupy zakupowej.

Ideą grupy zakupowej jest jak najefektywniejsze zarządzanie kosztami, a nie zajmowanie się indywidualną aktywnością członków grupy na lokalnych rynkach. Organizator grupy ma za zadanie optymalizować koszty działalności poprzez nieustanną analizę oferty rynkowej we wszystkich aspektach działalności biznesu florystycznego. Negocjacje z dostawcami – to żmudna praca, ale dająca niewyobrażalne efekty. Kolejnym obszarem aktywności jest wymiana doświadczeń biznesowych pomiędzy członkami grupy. Jest to bardzo pożyteczne działanie, dzięki niemu zainteresowani przedsiębiorcy są w stanie szybko zorientować się czy ich efektywność jest na dobrym poziomie czy nie. Wystarczy porównać odpowiednie wskaźniki ze wszystkimi członkami grupy i sprawdzić jak istotne są różnice. Łatwo jest zwrócić się o radę i pomoc w rozwiązaniu problemu do partnerów z branży. Na rynku kwiatowym tego rodzaju współpraca nie istnieje, bo zarządzanie biznesem jest traktowane jako najskrytsza tajemnica i obszar konkurowania. A bez obiektywnego zidentyfikowania swojego miejsca na tle innych, nie da się obiektywnie ocenić własnych działań.

Kto może należeć do grupy zakupowej?

Założenia tworzenia grup zakupowych są takie, że członkowie powinni się znajdować na podobnym poziomie biznesowym, organizacyjnie oraz w skali osiąganych przychodów. Łatwiej i wydajniej jest działać wspólnie mając podobnej skali problemy. Inaczej działa biznes oparty na sprzedaży hurtowej inaczej oparty na sprzedaży detalicznej. Inne problemy ma przedsiębiorstwo, które osiąga przychody 100 tyś złotych, a inne to, którego obroty przekraczają 1 mln złotych. Nie wykluczone jest jednak, że w ramach jednej grupy zakupowej da się pogodzić nawet tak skrajne przypadki. Przedsiębiorca musi tylko mieć świadomość, jak dużo może zyskać dzięki współpracy w grupie, a zyskać może wiele.

Ekonomiczne uzasadnienie funkcjonowania grup zakupowych.

Funkcjonowanie grupy zakupowej oparte jest na mechanizmie uzyskiwania lepszych cen, przy większych wolumenach, gdyż wspólne zakupy dają możliwość, wywierania mocniejszego wpływu na dostawców. Pojedyncze małe i średnie przedsiębiorstwa nie posiadają wystarczającej siły, żeby móc stać się bardziej konkurencyjnymi, w stosunku do dużych przedsiębiorstw, wykorzystujących efekt skali. Uzasadnienie ekonomiczne tworzenia grup zakupowych występuje wtedy, gdy po stronie podaży (sprzedaży) funkcjonuje kilka lub kilkanaście dominujących podmiotów, natomiast po stronie popytu (zakupów) istnieje duże rozdrobnienie. Dokładnie takimi cechami charakteryzuje się rynek kwiatowy.

Korzyści z przystąpienia do grup zakupowych:

• Niższe koszty zakupu materiałów i usług.
• Niższe koszty operacyjne, związane z funkcjonowaniem działów zakupów. Część czynności procesu zakupowego wykonywana jest przez organizatora grupy zakupowej.
• Transfer wiedzy na temat rynku, profesjonalnych zakupów pomiędzy organizatorem grup zakupowych a uczestnikami.
• Usprawnienie procesów zakupowych, poprzez wykorzystanie przez uczestników platformy zakupowej organizatora, czyli z systemu informatycznego dedykowanego do profesjonalnego zarządzania zakupami.
• Skrócenie czasu trwania procesu zakupowego, zwiększenie transparentności, ułatwienie kontroli, usprawnienie procesu raportowania.

Cele grup zakupowych i korzyści wynikające ze współpracy.

Najważniejszym celem jest rozwój członków grupy. Stworzenie i działanie w ramach grupy zakupowej to nie jest łatwy projekt. Nawet na tak rozwiniętych i bogatych rynkach jak Holandia, rozpoczęcie współpracy między przedsiębiorcami z jednej branży były bardzo ciężkie i długotrwałe. Dlatego w początkowym etapie grupa powinna skupić entuzjastów, którzy będą na tyle zarażeni ideą współpracy, że będą w stanie spokojnie znieść ten bez wątpienia trudny okres. Ważne aby udało się już na starcie stworzyć na odpowiednim poziomie potencjał sprzedażowy, który będą wystarczającym argumentem w negocjacjach z dostawcami. Tak stworzona grupa pozwoli zbudować podwaliny dla organizacji, która będzie miała naturalny, nieograniczony potencjał do rozwoju. Dla przedsiębiorcy działającego na rynku kwiatowym, zwracającego uwagę na optymalizację kosztów w obecnej chwili nie ma alternatywy dla grup zakupowych. Albo zaoszczędzi kilkadziesiąt tysięcy rocznie, albo je zapłaci. Albo będzie rozwijać się szybciej, albo zostanie w tyle. Pewne jest to, że przedsiębiorcy tworzący grupę zakupową muszą być aktywni. Aby zmieniać rzeczywistość, nie można stać z boku i narzekać, trzeba mieć odwagę i chęć działania. Wielu przedsiębiorców musi chcieć coś takiego zrobić i wspólnie działać. Pomysł nie może skończyć się tylko na chęciach. Czasem trzeba postawić siebie w roli lidera, zaryzykować własne pieniądze i pociągnąć resztę. W przyszłości grupa zakupowa stworzona z myślą o oszczędnościach może być zalążkiem związku przedsiębiorców rynku kwiatowego mającym na celu rozwój całej branży.

Grupy zakupowe funkcjonują z powodzeniem od wielu lat na najważniejszych światowych rynkach.

Grupy zakupowe działają w Europie już od kilkuset lat. Na lekcjach historii uczyliśmy się o Związku Hanzeatyckim, który był zalążkiem dzisiejszych grup zakupowych łączącym Holendrów, Niemców czy Skandynawów. Miasta skupione w Hanzie, zdecydowały się na to, żeby wspólnie handlować. Holendrzy mogą być również dumni z pionierów biznesów florystycznych, którzy postawili na kwitnąca współpracę. Czy samodzielnie działający ogrodnicy stanowiliby taką siłę? Współpraca ogrodników i handlowców w tworzeniu uporządkowanego rynku kwiatowego była i jest mocną stroną Holandii. Czy możemy podobną współpracę rozpocząć w Polsce? Jestem przekonany, że warto wdrażać wzorce sprawdzone na innych rynkach. Efekty działania grupy zakupowej uzależnione są przede wszystkim od potencjału sprzedażowego jaki uda się stworzyć i w jaki sposób zostanie ten potencjał wykorzystany w negocjacjach z dostawcami. Im więcej przedsiębiorców rozpocznie współpracę tym efekt będzie lepszy, dlatego warto się zastanowić już teraz nad rozpoczęciem współpracy. Warto stworzyć nowy sposób dystrybucji kwiatów, gdzie wykorzystanie nowoczesnych technologii i innowacyjnych sposobów dystrybucji, przyczyni się do zwiększenia oferty, skrócenie łańcucha dostaw, polepszenie jakości kwiatów, obniżenie ceny. Czy to możliwe? Jeżeli pokonamy opory w jednoczeniu się we wspólnym działaniu to efekty zauważymy w najbliższym czasie.